個人情報保護方針

平成22年4月1日
令和6年6月13日 改訂

プライバシーポリシー

1. 個人情報の取扱いについて
   株式会社キュービーファイブ（以下「当社」といいます）は、個人情報保護に関連する法令を遵守し、個人情報を保護することが事業活動の基本であり社会的責務であると考えております。以下に示す項目に沿って適正に管理させていただいております。
2. 個人情報の利用目的
   当社が取得する以下の類型の個人情報の利用目的を、次のとおり公表いたします。但し、②～④は委託業務の性質上、保有個人データに該当しない為、当社では開示対象外となります。

   ①

   採用応募者の個人情報
   応募者から収集した個人情報は、以下の目的に利用いたします。
   ただし、下記すべての目的で利用するのではなく、個別の収集・利用目的を明示し、お客様の同意を得た範囲内で利用させていただきます。

   • 応募者から寄せられたご質問、ご意見、ご要望にお応えするため
   • 連絡、情報の提供および採用選考のため

   ②

   人事・給与計算アウトソーシング
   当社では給与計算処理サービスを実施するため、お客様の個人情報（氏名、所属、給与関連データ等）を受託処理させていただいております。

   ③

   コンサルティング業務
   当社では生産性向上支援コンサルティングを実施するため、お客様の個人情報（氏名、所属、勤務予定等）を受託処理させていただいております。

   ④

   QBHR勤怠システムの開発及び販売
   当社では、QBHR勤怠システムによる従業員の就業管理・勤怠管理をリアルタイムに行うため、お客様の個人情報（氏名、所属、勤務予定等）をＡＳＰにより受託処理させていただいております。

   ⑤

   従業員に対する人事・給与ならびに福利厚生
   当社では従業員の人事・給与業務ならびに福利厚生業務のため個人情報を取り扱っております。

   ⑥

   株主の皆様に関する開示対象個人情報
   

   • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
   • 各種法令に基づく所定の基準の株主データの作成、株主管理のため

   ⑦

   上記以外で、当社へお問合せされた皆様及び当社を来訪された皆様に関する保有個人データについて、連絡・対応管理・関連資料の送付等で利用いたします。

3. 個人情報の安全対策
   採用応募者並びにお客様の個人情報を安全に管理・運営するよう、個人情報への外部からの不正アクセス、紛失、毀損、破壊、改ざん、漏洩、社外への不正な流出等、危険防止に対する合理的かつ適切な安全対策を実施しております。
   また、個人情報を取り扱う部門ごとに個人情報保護管理者を置き、個人情報の適切な管理に努めると共に、安全管理に関する社内規定を策定し、個人情報保護に関する社員教育の実施を行っております。
4. 個人情報の提出の任意性について
   お客様情報入力フォームの“入力必須項目”欄に情報をご入力いただけない場合は、お客様からの注文にお答えできない場合がございますのでご注意ください。

5. 第三者への提供
   個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除いて、いかなる第三者にも開示・提供いたしません。

   • 採用応募者の同意がある場合
   • 採用応募者個人を特定・識別することができない状態で提供する場合
   • 業務を円滑に進める等の理由で業務委託先に個人情報を利用目的の範囲内で取り扱う業務を委託する場合
     （この場合には、充分な保護水準を備えている委託先を選定し、漏洩や再提供を防止するために契約を義務付ける等の方法により、適切な管理を実施いたします。）
   • 法令等により提供を要求された場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、応募者の同意を得ることが困難である場合
   • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、応募者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. ホームページご利用について
   掲示板やSNSなどで、採用応募者が自発的に個人情報を開示した場合、その情報は他の利用者によって収集され使用されるおそれがあることにご留意ください。従いまして、採用応募者はご自身の責任において情報を発信していただくとともに、取り扱いには十分にご注意くださいますようお願いいたします。また、当社のサイトを通じてアクセスできる第三者のサイト、およびサービス、あるいは懸賞や販売促進活動などを通してデータを収集している企業などは、当社とは独立した個々のプライバシーに関しての規約やデータの収集規定を持っています。
   従いまして当社は、これらの企業やサイトに対する採用応募者ご自身による個人情報の提供に関しましては、いかなる義務や責任を負いかねます。

7. Cookieポリシー
   弊社ホームページでは、お客様のウェブサイト利用状況の分析や、統計データの取得のために、Cookieを利用してアクセスログを収集しています。
   Cookieで収集する情報は、IPアドレス、利用OS、利用ブラウザ等であり、氏名、住所などの個人情報は一切含まれません。
   この分析には Google Analytics が利用され、ツール提供者に情報提供されることがあります。

   • ツール提供者：Google Inc.
   • Google Analytics利用規約
   • Googleプライバシーポリシー
8. 個人情報の開示等手続
   当社が保有する保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）又は第三者提供記録の開示を希望される場合には、下記「お問合せ受付先」宛にお問合わせください。当社所定の書式を郵送にてご送付させていただきますので、同書式にてご請求ください。尚、個人情報保護法の規定による「保有個人データの開示および利用目的の通知ならびに第三者提供記録の開示」に関しましては、１回の申請ごとに、手数料（3,300円/税込）が発生しますのでご了承ください。支払につきましては、原則当社指定先への振込み又は切手による郵送によるものとします。
9. 個人情報の訂正など
   前項の開示手続きにより、当社が保有する保有個人データの内容に事実と異なる記載がある場合には、訂正・変更又は削除の手続きを取らせて頂きます。
10. 個人情報保護管理責任者
    株式会社キュービーファイブ個人情報保護担当管掌役員
11. プライバシーポリシーの変更
    プライバシーポリシーの内容は、必要に応じて見直し、改定することがあります。
    当社ホームページ上に常に最新版を記載いたします。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

1. 基本方針の策定
   個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めております。

2. 個人データの取り扱いに係る規程の整備

   • 個人データの安全管理、取扱状況の点検及び監査に係る規程を整備
   • 外部委託に係る規程の整備
   • 取得・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄、漏えい事案等への対応等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報管理規程等を策定

3. 組織的安全管理措置

   • 個人情報の安全管理措置を講じるための組織体制の整備
     • 個人情報保護管理責任者の設置と従業者の役割・責任の明確化
     • 緊急事態発生時の連絡網確立
   • 個人情報の安全管理措置を定める規程等の整備を、ＰＭＳに規定し運用する
   • 個人情報の取扱状況を「個人情報管理台帳」にて管理
   • 個人情報の個人情報保護監査責任者の設置、及び監査計画立案と実施及び報告による安全管理措置の評価、見直し及び改善
   • 事故又は違反への対処

4. 人的安全管理措置

   • 雇用契約時及び委託契約時に、業務上秘密と指定された個人情報を非開示とする旨の契約（機密保持誓約書、業務委託契約書）
   • 従業者に対する教育・訓練の実施

5. 物質的安全管理措置

   • 入退室の管理（入退室管理規程、施設入退管理台帳、お客様受付票）
   • 盗難等の防止
     • 部外者が持ち出し可能で個人情報が保存されているＰＣ及びサーバーにワイヤーロックの取り付け
     • 離席時の個人データを記した書類、媒体等の放置の禁止
     • 離席時のパスワード付きスクリーンセーバ等の起動
     • 個人データを含む媒体の施錠保管
   • 機器・装置等の物理的な保護
     • 個人データを取り扱う機器・装置等の、安全管理上の脅威（盗難、破壊、破損）や環境上の脅威（漏水、火災、停電）からの物理的な保護を講じる
       情報システム安全対策基準(経産省) 参照

6. 技術的安全管理措置

   • 個人情報へのアクセスにおける識別と認証、アクセス制御、アクセス権限の管理、記録
     (アクセス管理規程、パスワード管理規程)
   • 個人情報を取り扱う情報システムについての不正ソフトウェア対策
     (コンピュータウィルス対策規程)
   • 個人情報の移送・送信時の暗号化等の漏洩防止対策
     • 移送時の個人データ取り扱いは、紛失・盗難を考慮して、媒体に保管されている個人データのパスワード設定又は暗号化等を図る
     • インターネットや無線ＬＡＮ等のアクセスされる可能性のあるネットワークで個人データを送信の際は、個人データのパスワード設定又は暗号化を図る
   • 個人情報を取り扱う情報システムの動作確認時の対策及び監視
     (システム運用規程、ネットワーク管理規程、社内ネットワーク図)